どこまでが経費?フリーランスエンジニアの経費事情を生告白

フリーランスエンジニアになったけど、どこまでを経費にしていいの?

そんな悩みにお答えします。

「これは経費、これは経費じゃない」を教科書的に説明している記事はたくさんあれど、
「実際の経験談」ってあまり載ってないんですよね。

そこで、この記事では現役フリーランスエンジニアである私が、
実際の経費事情について赤裸々にお伝えします。

この記事の著者

✔2019/6~フリーランスエンジニア
✔確定申告を一度経験

フリーランスの経費とは?【全額タダではありません】

じゃぱそん

まず、フリーランスの経費は「会社員の経費」とは違う、ということを押さえましょう。

自己負担節税効果
会社員するある
フリーランスしないない

会社員の時は、経費=会社が支払ってくれるものだったよ。

フリーランスの場合、経費であっても自分で支払うことになるよ。
ただし、支払った分、税金が少しお得になるんだ。

利益は以下のように計算されます。
税金は、利益に対して税率をかけて計算します。

◆利益=売上ー経費
◆税金=利益×税率

売上が100万円、税金が10%の場合で計算してみましょう。

(1)経費が0円の場合
払わなければいけない税金は10万円です。

100万(100万-0)×10%=10万円

(2)経費が10万円の場合
払わなければいけない税金は9万円に減ります。

90万(100万-10万)×10%=9万円

税金が1万円減った!

こんな風に、経費には税金を減らす(節税)効果があるよ。

じゃあなんでもかんでも全部経費にしちゃえば、税金を減らせるんじゃないの?

経費にできるのは「業務に必要なもの」だけなんだ。
次の章で詳しく見ていこう。

どこまでOK?フリーランスエンジニアが経費にできるもの

  1. 実際に経費として申告したもの
  2. その他一般的な経費
  3. 迷った時の一覧表

について紹介していくよ。

1.【総額37.5万】実際に経費として申告したもの

私の確定申告時の実体験ベースで、経費にしたものをお伝えします。
私が経費として申告したものは、以下の8つです。
全部で37.5万ほどでした。

  1. 仕事に関わる書籍代
  2. ディスプレイ代
  3. Office365代
  4. 出張時のホテル代
  5. カフェ代
  6. 水道光熱費
  7. 家賃
  8. 通信費(スマホ・ポケットwifi)

意外と少ないね。

フリーランスエンジニアの場合、自分自身が商品だから仕入れは発生しないし、
外注を雇ったりしなければ、経費は少ないよ。
その分、確定申告でやることもシンプルになるんだ

全額を経費としたもの

1.仕事に関わる書籍代(2万円)

Javaのプログラミング入門書等、技術書が中心です。

2.ディスプレイ代(3万円)

在宅ワークが増えたので、生産生アップのためにディスプレイを2台買いました。
メインの大きいディスプレイと、持ち運び可能なサブディスプレイです。

ちなみにパソコンは、もともと持っていたものを使っているので経費にはしていません。

3.Office365代(1.5万)

EXCEL、PowerPoint等を使用するため、Office365を契約しました。

Office365とは・・
最新のOfficeツールを買い切りではなく月額で利用できるサービスのこと

4.出張時のホテル代(1万)

打ち合わせで前泊することが2回ほどあり、その時のホテル代です。

5.カフェ代(3万)

打ち合わせや、用事の合間に仕事した際のカフェ代です。
1回400円程度ですが、チリツモなのでレシートをきちんととっておきましょう。

一部を経費としたもの

プライベートと仕事で兼用しているものについては、
「家事按分」というやり方で一部を費用として計上します。

家事按分は「青色申告」をしないとできません。

6.水道光熱費(4万)

ほぼ在宅ワークだったので、1/4(1日辺り6時間)を経費としました。

7.家賃(19万)

同上です。

8.ポケットWifi(4万)

平日は仕事にのみ利用、土日を私的利用と計算して、70%を経費としました。

2.その他一般的な経費

私は使いませんでしたが、このへんも経費になります。
ちなみに名刺は作らず、飲み会もありませんでした。(寂しい)

  • 名刺代
  • 取引先との飲み会代
  • マウス、キーボード等のガジェット
  • 外注先に支払ったお金
  • コワーキングスペースの利用料

3.経費になる?ならない?迷った時の一覧表

他にはどんなものが経費になるの?

経費一覧を載せておくよ。これを見れば一発だよ!

内容経費理由科目
事業税租税公課
所得税、住民税×個人の税金のため。
事業用のお金から支払った場合は、「事業主貸」を使用する
委託先への宅急便代仕事で使うため荷造運賃
自宅兼事務所の電気代家事按分水道光熱費
ICカードのチャージ代チャージ全額は×。家事按分旅費交通費
仕事先への交通費交通費精算書をつけて仕事のみとわかる場合
自分の出張手当×従業員の出張手当は「旅費交通費」になるが、事業主自身の出張手当は認められない
携帯電話代仕事用の携帯がある場合通信費
プライベートと兼用の場合は家事按分
プロバイダとの契約料通信費
クラウドのサーバ利用料通信費
HP作成料、名刺HP作成料は30万円以上であっても、内容が頻繁に更新されその支出の効果が1年以上に及ばないと考えられるため、原則全額経費。広告宣伝費
取引先や同業者との食事親睦を深め、今後の仕事につなげるため接待交際費
会議費
取引先への手土産接待交際費
同業者との旅行接待交際費
家族との食事
友達との飲み会
×事業とは関係がないため
一人でカフェで仕事しながらのコーヒー代カフェで仕事をしていたのなら経費会議費
一人での食事代×仕事をしていなくても食べるため
仕事で使う文房具、プリンター、インクなど消耗品費
技術書消耗品費、
新聞図書費
印刷代プレゼン用など消耗品費、
雑費
自宅兼事務所のトイレットペーパー、ゴミ箱など×仕事をしていなくても使うから
30万円未満(※)のパソコン、ディスプレイ、タブレット端末(※)白色申告の場合は10万円未満消耗品費
30万円以上のパソコン「工具器具備品」として資産計上し、4年間にわたって経費化減価償却費
パソコン用ブルーライトカット眼鏡消耗品費
マイクヘッドセット消耗品費
30万円未満(※)の開発用ソフトウェア(※)白色申告の場合は10万円未満消耗品費
30万円以上の開発用ソフトウェア「ソフトウェア」として資産計上し、5年間にわたって経費化ソフトウェア償却
自宅兼事務所の家賃家事按分地代家賃
レンタルオフィス代地代家賃
コアスペース代支払手数料、
地代家賃
必要経費の振込の手数料支払手数料
子どもの塾代の振込手数料×事業とは関係のない振込のため
スーツ、仕事用バッグ、仕事用メガネ×仕事以外でも身に着ける可能性があるため。
屋号等が入っていれば〇
美容院代×事業とは関係がないため
国民年金、国民健康保険×経費にはならないが、「所得控除」で引ける
病院代(医療費)×
(出典:フリーランスのプログラマ・SE・ITエンジニアの確定申告のやり方【個人事業主】

経費にするには何をすればよい?

「いくら使ったか」だけを覚えておけばいいんじゃないの?

  1. レシートの保管
  2. 確定申告

経費にするためにはこの2つが必要になるよ!

1.レシートの保管

紙のレシートは捨てずに保管しておきましょう。

ちゃんとした領収書?を別にもらう必要はないの?
会社員の時、公的な飲み会でよくもらってたけど・・

レシートだけあれば大丈夫!

なお、3ヵ月前までに事前に税務署への申請をしておけば、レシートを撮った写真でもOKです。

いちいち写真撮るのはめんどうなので、
私は紙で貯めておいて確定申告時にまとめて撮ってます。

2.確定申告

売上、経費等を全て帳簿に記帳(記録)し、確定申告を行う必要があります。

なんだか大変そう。。

今はマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトがあるから、簡単だよ!
私の初めての確定申告も、マネーフォワードを使って半日程度で終わったよ。

おまけ:経費以外でこんなものも節税になります

経費以外で節税対策となるものをざっくりとお伝えします!

青色申告控除

青色申告をしているだけで受けられる控除です。
最大65万円分を控除できます。

フリーランスに青色申告はマストです!
開業届と一緒に申請しておきましょう。
開業freee」を使えば5分で終わります。

年金基金・iDeCo・小規模企業共済

全額が所得控除の対象となります。

会社員の半分以下!?フリーランスの年金事情と対策

医療費

世帯で1年間の医療費が10万を超えた分について控除できます。

私は昨年度、レーシックを受けたので10万を大幅に超えました。

最後に:

ここまでフリーランスエンジニアの経費についてお伝えしてきました。

まとめ

✔経費にできるのは業務に必要なもののみ
✔レシートは保管しておくこと
✔帳簿付けにはクラウドソフトが便利
✔青色申告は必ずすること

業務に必要であれば、誰の許可も取らずに経費として使えるのはフリーランスのメリットです。

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